Dicas para uma implantação de sistema de gestão de armazém bem-sucedida em sua empresa

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Dicas para uma implantação de sistema de gestão de armazém bem-sucedida em sua empresa

por Zion Logtec / 21 jun, 2022

Quando falamos da implantação de sistema de gestão de armazém, o que toda empresa procura é por um processo bem-sucedido. Mas como garantir isso? Confira essas dicas:

 

Falar em gestão de armazéns e não falar de ajustes, bem como estratégias em prol de um sucesso maior é quase impossível. Mudanças são essenciais dentro dos armazéns e cadeias por dois principais motivos:

  • Adaptação de processos internos a fim de garantir um fluxo de trabalho mais rápido e qualificado, mantendo a equipe e operação sempre alinhadas;
  • Acompanhamento do mercado externo, seguindo tendências e comportamentos.

 

A busca pela digitalização na gestão de armazém nos mostra com mais clareza o aumento da busca pela implantação de sistemas de gerenciamento, como WMS (Warehouse Management System). Como resultado, encontramos gestões cada vez mais eficientes e otimizadas.

 

Mas uma dúvida bastante comum quando falamos em sistemas de gestão de armazém é: como tornar a implementação bem-sucedida? Bom, antes de mais nada é importante ressaltar que a aplicação de qualquer tecnologia em uma empresa requer também uma mudança cultural e preparo para que tudo saia como planejado.

 

Por isso, além de escolher uma empresa profissional e com ampla expertise para o processo, também é importante ter um cuidado especial durante o mesmo. É claro que a Zion conta com uma equipe de consultoria que orienta e monitora todo o processo de implantação. Continue lendo as próximas linhas e saiba mais sobre o assunto.

Alinhamento de expectativas

A aplicação da tecnologia nas empresas trouxe importantes avanços aos processos de trabalho que, por sua vez, trazem rentabilidade ao negócio. Para os gestores, a implantação de um WMS é um “divisor de águas” que proporciona inúmeros benefícios ao seu negócio, tais como:

  • Organização dos armazéns;
  • Monitoramento de processos;
  • Acesso a informações confiáveis.

 

Por outro lado, antes mesmo de todos esses benefícios serem percebidos, o simples fato da mudança pode gerar inseguranças entre alguns profissionais da equipe. Isso, principalmente aqueles que realizam tarefas manuais e podem ver seu trabalho em jogo. 

 

Por isso, é preciso comunicar de forma clara todos os envolvidos no processo, compartilhar os pontos positivos da mudança e promover a motivação da equipe. Ao trabalhar com um bom engajamento, os colaboradores perceberão que a tecnologia será uma grande aliada, ajudando-os a reduzir o trabalho repetitivo e os erros.

 

Além disso, é necessário participar ativamente da mudança e compartilhar com a equipe de implantação se todas as expectativas estão realmente sendo atendidas. Isso, seja em termos de resultados financeiros, recursos, tempo ou até mesmo a adaptação de toda a equipe.

Correta compreensão das necessidades do cliente

Como funciona o seu armazém hoje? Como os itens são classificados e organizados? Quais são as necessidades de serviço do seu armazém? Estas são algumas perguntas que podem ajudá-lo a descobrir as necessidades atuais do seu armazém. 

 

Ao revisar todos os processos que envolvem seu centro de distribuição, é possível entender como funciona o armazém, quais são as principais necessidades e prioridades logísticas antes de implementar um WMS. 

 

A realização dessas avaliações durante o processo de planejamento pode antecipar problemas que possam surgir durante a implementação do sistema de gestão. Assim como pode reduzir riscos e ajustar as expectativas da equipe para os resultados esperados.

Desenho do fluxograma para implantação de sistema de gestão de armazém

Organização e planejamento são palavras que definem o sucesso da implantação de sistema de gestão de armazém. Resultados satisfatórios são difíceis de alcançar quando não há metas e planos de acompanhamento. 

 

Portanto, é necessário criar um plano de ação e especificar datas e prazos para cada etapa da implantação do WMS. Dessa forma, é possível evitar uma série de riscos e obstáculos que podem comprometer o projeto e causar prejuízos inesperados à empresa.

 

Uma dica para criar um cronograma de sucesso é alinhar tudo com a equipe de implantação. Ela é uma extensão da sua equipe e precisa estar confortável ​​com os prazos estimados. 

 

Na verdade, todas as partes devem estar na mesma página de acordo com o cronograma estabelecido. Ao compartilhar informações e permitir a participação no planejamento, você pode demonstrar confiança e respeito, fortalecendo os relacionamentos por meio da colaboração.

Configuração e parametrização do sistema

Conforme mencionado no item anterior, a implantação do WMS é proposta e elaborada com base nas necessidades e fluxo de trabalho de cada centro de distribuição.

 

Cada modelo de negócios é único e, embora a maioria dos sistemas de gerenciamento siga um padrão, é importante garantir que o WMS seja ajustado e personalizado para atender às especificidades de sua operação.

 

Além disso, faz toda a diferença atentar-se à integração da empresa de implantação com outros sistemas que já existem em seu armazém. Ter um WMS flexível e personalizado reduz riscos e possíveis problemas logísticos futuros.

Fazer um inventário durante a implantação

Sua empresa provavelmente usa alguns outros sistemas, recursos e até mesmo registra os processos do armazém e as informações de fluxo de trabalho em algum lugar. Grande parte do sucesso de uma implementação de WMS vem da transferência adequada dessas informações para o novo sistema.

 

Portanto, deve-se tomar cuidado para não deixar de fora nenhum dado, incluindo informações anteriormente não documentadas. É necessário “combinar” todas as informações existentes no armazém para que o WMS funcione com o máximo desempenho. 

Go-live para a implantação de sistema de gestão de armazém

Fazer testes de software deve ser algo indispensável! Eles entram em ação para verificar a funcionalidade do sistema, bem como seu desempenho. Ao implementar um WMS, o melhor é realizar essas avaliações usando dados reais do warehouse e comparar os resultados em cada etapa. 

 

O teste operacional em todo o processo visa encontrar, relatar e identificar problemas de disponibilidade que podem ser ajustados durante a implantação. Estes testes garantem muitos benefícios considerando o melhor aproveito do sistema de gestão de armazém. Alguns deles, são:

 

    • Do planeamento à execução, os testes permitem identificar erros ao longo do processo;
    • Garante uma maior confiança para a equipe e gestores na utilização do sistema;
  • Assegura a qualidade e bom funcionamento operacional do software;
  • Permite uma análise se todos os requisitos correspondem com as necessidades do armazém;
  • Reduz custos futuros em relação à correção e manutenção do sistema.

Enfim, pode-se ver que a implementação do sistema de gestão de armazém, para ser bem sucedida, precisa seguir passos importantes. Por isso, para não ter erro e garantir o retorno esperado, conte sempre com quem entende! Acesse nosso site e confira mais de perto nosso trabalho.